Nas reuniões via videoconferência é importante que a pessoa que irá conduzi-la siga algumas regras importantes. Estas regras têm por finalidade aumentar a produtividade e tornar a videoconferência mais bem sucedida. Abaixo estão listadas algumas regras de comunicação e comportamento que devem ser tomadas antes e durante a realização das videoconferências:
1) Antes de iniciar uma reunião de videoconferência, verificar os ajustes de posicionamento de câmera, centralizar na pessoa que estiver com a palavra. Também é possível ajustar o posicionamento durante a reunião utilizando-se do recurso PIP (Picture in Picture). Ajustar os níveis de áudio dos microfones perguntando aos participantes remotos se eles conseguem ouvir com clareza o que está sendo transmitido.
2) Testar os recursos visuais adicionais que serão utilizados na reunião antes do início da videoconferência, quer sejam câmeras auxiliares, apresentações eletrônicas de slides, filmes gravados em DVD, VHS.
3) Ao iniciar uma reunião por videoconferência, todos os participantes devem se apresentar informando o próprio nome e o local de onde participa.
4) Durante a videoconferência, caso se esteja utilizando o modo Multicast Interativo (somente uma localidade transmitindo áudio e vídeo por vez), utilizar o código verbal “- Passo a palavra” ou “- Retorno a palavra” ao término da fala, indicando ao operador que estiver controlando a videoconferência que a transmissão de áudio e vídeo já pode ser passada para outra sala.
5) Para evitar distrações provocadas por ruídos paralelos, desligar os aparelhos como celulares, pagers e outros que produzam sons eletrônicos durante a reunião.
Devido à alta sensibilidade dos microfones, as conversas paralelas enquanto o interlocutor estiver falando também são detectadas e transmitidas, por este motivo devem ser evitadas.
6) As pessoas que estiverem com a palavra devem olhar diretamente para a câmera como se estivessem olhando para os participantes remotos. Em uma videoconferência, a linguagem corporal se torna muito importante.
7) Em uma videoconferência, evitar o uso de roupas listradas, recomenda-se roupas com cores claras, sem muitos detalhes de estampas.
8) É importante zelar pela pontualidade, pois o atraso em uma localidade significa o atraso da reunião inteira e de todos os pontos remotos participantes da videoconferência.
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